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Es besteht die Möglichkeit, eigene IDB-Datenbanken in die Akten zu integrieren. Innerhalb der IDB muss es lediglich ein Feld mit der Verknüpfung zu dem jeweiligen Datenbereich geben. Im Falle der Adressakte muss also in der IDB-Satzbeschreibung das Feld "Adressnummer" vorhanden sein, für die Projektakte das Feld "Projektnummer" usw. Dabei muss dieses Feld nicht indiziert sein!
Folgende Schritte sind für die Integration einer IDB in die Akten erforderlich:
1. Änderungen in der Datei "Akten\AktenIndiv.ini"
Standardmäßig hat die Datei folgenden Inhalt:
[Akten]
0=Adresse
1=Projekt
2=Ansprechpartner
3=Tag/Woche/Monat
[Datenbereiche]
0=E-Mails
1=Termine
2=Gespräche
3=Besuchsberichte
4=Korrespondenzen
5=Wiedervorlagen
6=Verträge
7=Belege
8=Projekte
9=Kampagnen
10=Seriennummern
11=Mahndokumente
12=Aufgaben
13=Telefonzentrale
14=Calls
15=Projektdokumente
[IndivDatenbereiche]
[Akte_0]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6
[Akte_1]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,15
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,15
[Akte_2]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7
[Akte_3]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7
Innerhalb der Sektion [IndivDatenbereiche] müssen nun die ID und die Bezeichnung des neuen Datenbereichs festgelegt werden. Die ID sollte fortlaufend bei 0 beginnend hinterlegt werden, der Bereich von 0 - 499 ist dafür vorgesehen. Wenn beispielsweise die IDB SE0288 (SEPA-Lastschriftmandate) hinzugefügt werden soll, könnte der Bereich so aussehen:
[IndivDatenbereiche]
0=SEPA-Lastschriftmandate
Des Weiteren muss der Datenbereich noch der jeweiligen Akte zugeordnet werden, die möglichen Akten sind in der Sektion [Akten] aufgeführt:
[Akten]
0=Adresse
1=Projekt
2=Ansprechpartner
3=Tag/Woche/Monat
Bleiben wir bei dem Beispiel, dass die IDB SE0288 in die Adressakte integriert werden soll. Die Festlegung der Datenbereiche erfolgt in der Sektion [Akte_<AktenNr>], für die Adressakte also [Akte_0]. Die individuellen Datenbereiche werden mit einem vorangestellten I registriert, d.h. der Bereich [Akte_0] wird geändert:
[Akte_0]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0
Im Eintrag "Datenbereiche" sind alle Datenbereich-IDs aufgelistet, über "DatenbereicheKarteikarten" kann man festlegen, ob es für diesen Datenbereich auch eine gesonderte Kartei geben soll.
2. Änderungen in der Datei "Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini"
In der Datei "Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini" werden pro Datenbereich diverse Parameter festgelegt. Standardmäßig ist diese Datei noch leer. In unserem Beispiel werden nun folgende Inhalte hinterlegt:
[Datenbereich_I0]
BezeichnungAllgemein=SEPA-Lastschriftmandate
BezeichnungKartei=SEPA
BezeichnungElement=SEPA-Lastschriftmandat
KarteiBitmap=SepaKarteiSymbol.bmp
TabellenBitmap=SepaTabelleSymbol.bmp
TabellenEintragZeile2=[51_100]
TabellenEintragZeile3=Erstellt von [BEDIENERNAME_159]
DatenbankTyp=IDB
DatenbankID=SE0288
PositionErfasstGeaendert=159
LaengePrimaerindex=30
PositionAdr=151
PositionDatum=31
BearbeitenWorkflowScript=SE1513
Beschreibung der einzelnen Einträge:
BezeichnungAllgemein |
Bezeichnung für den Datenbereich, wird an verschiedenen Stellen der Akten so angezeigt |
BezeichnungKartei |
Name der Karteikarte |
BezeichnungElement |
Bezeichnung für ein Element des Datenbereiches |
KarteiBitmap |
Bitmap für Karteikarte (Größe: 16x16 Pixel) |
TabellenBitmap |
Bitmap für Tabelle (Größe: 16x16 Pixel) |
TabellenEintragZeile2 |
Ausgabe der 2. Zeile des Tabellenelements |
TabellenEintragZeile3 |
Ausgabe der 3. Zeile des Tabellenelements |
DatenbankTyp |
Typ der Datenbank, bei individuellen Datenbanken momentan immer IDB |
DatenbankID |
ID der Datenbank (= Name der IDB) |
PositionErfasstGeaendert |
Position des Feldes "Erfasst von" |
LaengePrimaerindex |
Länge des Primärindex in Byte |
PositionAdr |
Satzposition des Adressfeldes |
PositionDatum |
Position des Datumfeldes (nach diesem Datum wird der Eintrag innerhalb der Akten einsortiert) |
BearbeitenWorkflowScript |
Das Bearbeiten eines Datensatzes dieses Typs erfolgt über das hier hinterlegte Script. |
Weitere mögliche Einträge:
PositionPrj |
Satzposition des Projektfeldes (notwendig für die Integration des Datenbereiches in die Projektakte) |
PositionAnp |
Satzposition des Ansprechpartnerfeldes (für Partnerakte) |
PositionUhrzeit |
Satzposition des Uhrzeitfeldes (relevant für die chronologische Sortierung der Akteneinträge) |
3. Vorschaufenster erstellen
Für den neuen Aktendatenbereich muss nun ein Vorschaufenster erstellt werden. Am einfachsten kopiert man sich eine bestehende Vorschaudatei (z.B. "Vorschau011.htm"). Der Dateiname für den neuen individuellen Datenbereich ist "Vorschau<3stellige Datenbereichnummer>.htm", in unserem Beispiel also VorschauI000.htm.
4. Aktenindex neu aufbauen
Als letztes muss noch die Aktendatenbank neu aufgebaut werden, damit die neuen Einträge aus der IDB auch innerhalb der Akte angezeigt werden. Dies erfolgt im Datenbankassistent unter "Tools" / "Spezial", Punkt "Aktenindex erstellen".