Frage:
1.) Wie ist die permanente Inventur in der BüroWARE abzubilden?
2.) Welche Grundlagen werden dafür benötigt?
3.) Besteht die Möglichkeit, die permanente Inventur nur für einen Teil des Produktportfolios durchzuführen, während der Rest weiterhin ein Mal im Jahr gezählt wird?
4.) Gibt es Dokumentationen zu diesem Thema?
Antwort:
zu 1.)
Wenn Sie im Hauptmenü der BüroWARE -> Lagerverwaltung -> Inventur aufrufen und dort in der vorgelagerten Auswahl Inventurvorbuchungsdateien auf den Button
<Bearbeiten> und dann auf "Inventureröffung/Zähllisten erstellen" gehen, finden Sie in der Selektionsmaske den Flag BERÜCKSICHTIGUNG BISHERIGER BESTANDSAUFNAHMEN. Wenn schon Bestandsaufnahmen durchgeführt wurden, sollten Sie den Status dieses Feldes aktivieren, um diese in die Inventur mit einzubeziehen.
Praxisbeispiel:
Wenn ich für den Artikel 4711 am 01.10.2011 bereits eine Zählliste erstellt und diese auch verbucht habe (über Inventur bewerten/vebuchen), d.h. wenn eine Inventurbuchung für diesen Arikel für den 01.10.2011 bereits vorliegt und dieser Flag AKTIV ist, dann wird beim nächsten Erzeugen einer Zählliste/Inventurvorbuchungsdatei für diesen Artikel keine Zählliste mehr erstellt (zumindest nicht im aktuellen Geschäftsjahr=Belegzeitraum, sondern erst im nächsten Geschäftsjahr wieder).
Dies ist dann eine permanente Inventur.
Der Artikel muss nur einmal im Jahr körperlich aufgenommen werden (eine Inventur machen).
Wenn er einmal gezählt und verbucht wurde und man noch einmal Zähllisten/Inventurvorbuchungsdateien erzeugt, kommt er im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr in den Zähllisten vor, weil das System (die BüroWARE) sich die Verbuchung "gemerkt" hat (dies bedeutet "permanent").
zu 2.)
Bei der permanenten Inventur findet die Inventur nicht zu einem bestimmten Stichtag, sondern vielmehr über das Haushalts- bzw. Rechnungsjahr verteilt statt. Voraussetzung für eine ordnungsmäßige permanente Inventur ist eine zuverlässige Lagerbuchführung.
zu 3.)
Die Durchführung einer permanenten Inventur für nur einen Teil des Artikelstamms ist standardmäßig nicht möglich.
Denn das Flag BERÜCKSICHTIGUNG BISHERIGER BESTANDSAUFNAHMEN = Permanent-Inventur gibt es nur im Bereich
Inventureröffung/Zähllisten, nicht im Artikelstamm (d.h. auf Artikel-Ebene).
Die einzige Möglichkeit besteht darin (aber Achtung!), dass die Zähllisten nicht auf einmal für alle Artikel erstellt werden, sondern dass man die Zähllisten in mehreren Schritten erzeugt, dabei z.B. von Warengruppe/ bis Warengruppe jeweils eine entsprechende Selektion auf die WGR macht und dann dabei darauf achtet, ob man das Flag BERÜCKSICHTIGUNG BISHERIGER BESTANDSAUFNAHMEN setzt oder nicht.
zu 4.)
Ja, im Kapitel "Inventur" des BüroWARE-Premium Handbuchs (z.B. Wawi.pdf) oder in der Onlinehilfe http://doku.bueroware.de/doku/premium/index.html?w00_inventur.htm ist das Thema dokumentiert.
Dort ist erklärt, was eine z.B. Stichtagsinventur, permanente Inventur, verlegte Inventur usw. ist.
Bitte beachten Sie zu diesem Themenkomplex auch das Thema verlegte Inventur.
Die verlegte Inventur ist dadurch gekennzeichnet, dass die Bestandsaufnahme nicht zum Abschlussstichtag stattfindet, sondern innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag. Die ermittelten Mengen und Werte sind dann aber auf den Abschlussstichtag fortzuschreiben bzw. zurückzurechnen.
Erläuterung:
Dies bezieht sich nur auf die Übergabe der Inventurbewertung in die Finanzbuchhaltung!
Dort wird dann der Bestand zum z.B. 31.12.2011 ermittelt.
Für die Warenwirtschaft gilt das nicht. Dort muss man in dem Jahr/Belegzeitraum verbuchen, auf dem der Bilanzstichtag (Spalte STICHTAG) der Inventurvorverbuchung steht.
Beispiel:
Wenn dort "31.12.2011" steht, muss in 2011 verbucht werden.
Eine Auswertung/Liste, welche warenwirtschaftsseitig die Differenz errechnet, gibt es im Standard nicht.
Diese muss vom BüroWARE-Vertriebspartner bei Bedarf selbst konfiguriert werden.