Mit Hilfe der Sammelbelegerstellung werden Belege (Quellbelege) mit gleichen Merkmalen zu einem Beleg (Zielbeleg) zusammengefasst. Das Hauptmerkmal oder Hauptkriterium der Zusammenfassung ist die Adressnummer. Für die Erstellung von Sammelrechnungen kann wahlweise im Adressstamm die Option zur Berücksichtigung eines zweiten Kriteriums aktiviert werden. Die Sammelbelegerstellung generiert in der Regel für jede Adresse aus mehreren Quellbelegen einen Zielbeleg (Sammelbeleg). Wurde als Zielbelegart "R = Rechnung" gewählt, können auch mehrere Sammelrechnungen pro Kunde generiert werden, wenn die Sammelrechnungsoption ein 2. Kriterium (z.B. das Projekt) für die Zusammenfassung vorsieht.
Es handelt sich bei der Sammelbelegerstellung um eine Umwandlung, nur mit dem Unterschied zur Standardumwandlung, dass nicht für jeden Quellbeleg ein Zielbeleg, sondern ein Sammelbeleg erstellt wird. Die so umgewandelten Quellbelege werden im System archiviert.
So arbeiten Sie mit der Sammelbelegerstellung:
1. Um die Sammelbelegerstellung in der zentralen Belegbearbeitung durchzuführen, überstellen Sie zunächst alle notwendigen Belege in den Selektionspool und aktivieren Sie anschließend die Karteikarte "Selektionspool".
2. Wählen Sie im Selektionspool den Menüpunkt "Tools > Sammelbelege erstellen".
Das Programm öffnet den Dialog "Sammelbelegerstellung".
3. Tragen Sie im Bereich "Zielbeleg" das Datum ein, mit dem die neuen Belege (Zielbelege) erstellt werden sollen. Das Programm schlägt das Tagesdatum vor.
4. Wählen Sie durch Aktivierung des entsprechenden Radiobuttons die Zielbelegart sowie die Beleggruppe, in die gewandelt werden soll.
5. Über den Menüpunkt "Einstellungen" können Sie festlegen, ob die Belege nach einer Adresse und/oder Artikel mit gleichem Preis zusammengefasst werden sollen. Des Weiteren können Sie bei der Sammelbelegerstellung eine Zwischensumme pro Beleg bilden lassen, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren.
5. Drücken Sie [F9] um die Umwandlung zu starten.
Hinweis: Sammelrechnung |
Folgendes sollte bei der Erstellung von Sammelrechnungen beachtet werden:
- Quellbelegart und Zielbelegart müssen unterschiedlich sein.
- Es werden nur Belege mit Sammelrechnungsoption '0 = Sammelrechnung' oder '2 = Sammelrechnung nach Kriterium' gewandelt, wenn als Zielbelegart "R = Rechnung" gewählt wurde. |