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Das Handels- und auch das Steuerrecht haben wichtige globale Grundsätze geschaffen, die die Rahmenbedingungen der Buchführung festlegen. In Zweifelsfällen der Gestaltung sind diese Grundsätze insbesondere heranzuziehen. Diese sind im wesentlichen:

 

1. Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein, so dass sich der Kaufmann und ein sachverständiger Dritter jederzeit die erforderliche Übersicht verschaffen können (§ 238 Abs. 1 HGB).

 

2. Die Buchungen und sonstigen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache und deren Schriftzeichen vorzunehmen.

Werden Abkürzungen, Ziffern, Kontennummern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss deren Bedeutung im Einzelfall eindeutig festgelegt werden (§ 43,40 HGB).

 

3. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 HGB).

 

4. Sämtliche Geschäftsvorfälle sind fortlaufend, vollständig (lückenlose Erfassung), richtig (Verbot der Verbuchung von fiktiven Geschäftsvorfällen), zeitgerecht (angemessener zeitlicher Zusammenhang zwischen Entstehung des Geschäftsvorfalls und dessen Erfassung) und sachlich geordnet (Kontierung, Numerierung, Belegdatum) aufzuzeichnen (§ 239 Abs. 2 HGB). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden.