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Das in der Finanzbuchhaltung angewendete Buchungsverfahren ist eine Kombination aus Stapel- und Dialogerfassung. Geschäftsvorfälle werden dialogorientiert erfasst - aber zu diesem Zeitpunkt der Erfassung noch nicht endgültig verbucht. Dialogorientiert bedeutet, dass durch die Erfassung der Geschäftsvorfälle eine Saldenaktualisierung (Stapelsaldo) auf den angesprochenen Konten stattfindet.

 

Solange die Vorgänge noch nicht endgültig verbucht sind, können diese durch den Anwender korrigiert oder gelöscht werden, ohne das der ursprünglich gespeicherte Inhalt feststellbar bleibt. Endgültig verbucht sind die im Stapel-/Dialogverfahren erfassten Geschäftsvorfälle erst dann, wenn diese durch den Druck eines Versiegelungsjournals verarbeitet und dokumentiert wurden.

 

Nach diesem Buchungszeitpunkt kann ein verbuchter Geschäftsvorgang nur noch durch eine Stornobuchung rückgängig gemacht werden.

 

 

Journalorientierte Erfassung von Geschäftsvorfällen

Die journalorientierte Erfassung von Geschäftsvorfällen erlaubt den gezielten Zugriff auf Buchungen eines bestimmten Journals, wie z. B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank- oder Kassenvorgänge usw. Die Journal- bzw. Stapelbezeichnung wird vom Anwender frei definiert. Die einmal in einem Journal bzw. Stapel erfassten Geschäftsvorfälle bleiben, auch nach deren Verarbeitung (Verbuchung), diesem Journal zugeordnet.  

Geschäftsvorfälle können innerhalb der Finanzbuchhaltung über zwei Erfassungsarten gebucht werden:

 

- Stapeldialogerfassung über Buchungstabellen

- Stapeldialogerfassung über Buchungsmasken

 

Bei diesen verschiedenen Erfassungsdialogen unterscheidet sich lediglich die Art und Weise, wie eine Buchung eingegeben wird. Die Verarbeitung der Buchungen ist bei allen Erfassungsarten gleich.

 

 

Die Stapeldialogerfassung über Buchungstabellen

In Buchungstabellen werden die Geschäftsvorfälle wie in einem Journal erfasst. Dem Anwender stehen dabei verschiedene Tabellen zur Verfügung, die sich in der Anordnung und der Anzahl der benötigten Spalten unterscheiden.

 

Der Buchungssatz wird - unabhängig vom Eingabeverfahren - in Hauptsatz und Nebensatz unterteilt. Der Hauptsatz entspricht der Buchung (Konto), im Nebensatz erfolgt die Gegenbuchung (Gegenkonto). Bei einfachen Buchungen, wird in der Tabellenerfassung nur der Hauptsatz eingetragen, der Nebensatz wird dann vom Programm anhand des Gegenkontos automatisch erzeugt.

 

 

Die Stapeldialogerfassung über Buchungsmasken

Bei dieser Erfassungstechnik ist eine feste Maskenstruktur vorgegeben. Der Anwender kann die Maske so einstellen, dass Felder, die für bestimmte Buchungskreise nicht relevant sind, im Erfassungsdialog lediglich angezeigt werden. Durch eine Reihe von Vorbelegungs- und Automatikfunktionen ist eine leichte und zügige Buchungserfassung für den versierten Buchhaltungsprofi sichergestellt.

 

Durch die Möglichkeit, bis zu 999 Buchungsschlüssel mit verschiedenen Vorbesetzungen zu definieren, ist auch der Buchführungseinsteiger in der Lage, Geschäftsvorfälle sicher und schnell zu erfassen. Über aktivierbare Funktions- und Informationsfenster hat der Anwender die Funktionen und vielfältigen Möglichkeiten dieser Buchungstechnik schnell im Griff.

 

 

Darstellung der Buchungen im Journal

Buchungen werden im Journal mit Haupt- und Nebensätzen geführt. Jede Buchung, bestehend aus Hauptsatz und Nebensatz, erhält eine eindeutige Erfassungsnummer. Die Hauptsätze jeder Buchung sind in der Bildschirmauskunft farblich hervorgehoben. Diese Darstellung macht das Journal besonders übersichtlich und gut lesbar.

 

Da nicht alle Informationen eines Buchungssatzes in einem Fenster darstellbar sind, kann der Anwender verschiedene Tabellenansichten wählen.

 

 

Journalarten

Das Programm unterscheidet folgende Journalarten:

 

- Stapeljournal

Das Stapeljournal zeigt alle Buchungen, die noch nicht journalisiert, d.h. endgültig verbucht sind. Diese Buchungen können geändert und gelöscht werden.

 

- Buchungsjournal

Das Buchungsjournal zeigt alle journalisierten, d.h. endgültig verbuchten Buchungen. Diese Buchungen sind nicht mehr veränderbar.

 

- Primanota

Das Primanota zeigt alle Buchungen des aktuellen Bedieners in der Reihenfolge der Bearbeitung (Erfassung). Es werden sowohl Stapel- als auch journalisierte Buchungen angezeigt.

 

 

Summen- und Salden

Das Programm unterscheidet folgende Summen- und Salden:

 

- Summen- und Salden einschließlich Stapelbuchungen

Das Programm rechnet Buchungen, die sich im Stapel befinden optional in die Summen- und Salden mit ein. Saldenbasierende Auswertungen unter Einbeziehung von Stapelbuchungen haben vorläufigen Charakter.

 

Sie können im FIS und in saldenbasierenden Auswertungen entscheiden, ob Stapelbuchungen einbezogen werden sollen oder nicht.

 

Bitte beachten Sie, dass einige Auswertungen (wie z. B. die Umsatzsteuervoranmeldung) nur Buchungen berücksichtigen, die journalisiert wurden. Hier ist eine Einbeziehung von Stapelbuchungen nicht möglich!

 

- Summen- und Salden aus journalisierten Buchungen

Hier fließen nur Buchungen ein, die journalisiert, d.h. über den Journaldruck endgültig verbucht wurden.