Über die Dokumentenverwaltung können Dokumente neu angelegt werden. Eine klassische Anwendungsmöglichkeit bietet hier die Textverarbeitung. Wollen Sie also einen Brief schreiben, der in Zusammenhang mit einem bestimmten Anlagegut steht, so können Sie dies direkt aus der Karteikarte „Akte" heraus erledigen. Den Dateinamen der Dokumente, die Sie direkt aus dem Programm heraus anlegen, wird Ihnen dabei vorgeschlagen. Voraussetzung für diesen Vorschlag ist, dass der Dateiname bzw. das Dateiformat definiert ist. Zum Festlegen des Dateiformats betätigen Sie die Funktionstaste [F11] oder den Button <Dateiformat>.
Daraufhin wird folgendes Fenster geöffnet.
Die Felder im Einzelnen:
Tragen Sie hier das Format des Dateinamens ein, den das Programm bei der Neuanlage von Dokumenten automatisch vorschlagen soll. Da das Programm den Dateinamen für jedes Dokument hoch zählt, sollten die letzten Bestandteile des Dateinamens aus dem Nummernzeichen bestehen.
Beispiel für den Aufbau:
ANBU####
Das Programm zählt nun für jedes Dokument fortlaufend hoch:
ANBU0001, ANBU0002 usw.
Hinweis: Extension |
Die Festlegung der Dateiendung (Extension) ist hier nicht erforderlich, da das Programm die Dateiendung an der Vorlagendatei erkennt, die beim Programmaufruf ausgewählt werden kann. |
Hier legen Sie den Datenpfad fest, in dem alle Dokumente abgelegt werden.
Mit dem Button <Verlassen/Speichern> wird die Eingabe gespeichert und der Dialog geschlossen. Der Button <Verlassen> beendet den Dialog. Eingaben bzw. Änderungen können nur noch über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden.