Der „elektronische Ordner" verwaltet alle zu einem Anlagegut gehörigen Dokumente in einer Tabelle. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht die Ordnungssystematik der „Aktenablage":
In der Spalte BEZEICHNUNG können Sie einen beschreibenden Text zum Dokument eingeben. Somit ist gewährleistet, dass Sie die Dokumente, die im Zusammenhang mit dem gewählten Wirtschaftsgut stehen, schnell identifizieren können.
In der Spalte DATEINAME steht der Name der Datei, in der das Dokument gespeichert wurde. Die Länge des Dateinamens ist an die maximal 8-stellige DOS-Konvention gebunden!
Die Tasten und Buttons der Karteikarte "Akte":
Mit der [F9]-Taste können Sie die Detailinformationen aufrufen. Diese Informationen werden bei jeder Neuanlage oder Einbindung von Dokumenten benötigt.
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Die [RETURN]-Taste hat zwei Funktionen:
1. Sie startet bei eingetragenem Dateinamen in der Spalte DATEINAME das externe Programm. Hier wurden also die dokumentspezifischen Angaben mittels der Detailinformationen hinterlegt. Entspricht dem Button: <Programmaufruf>
2. Die [RETURN]-Taste startet die Detailinformationen, wenn in der Spalte DATEINAME keine Datei eingetragen ist. Um eine externe Anwendung aufzurufen, müssen Sie also zunächst die dokumentspezifischen Informationen hinterlegen. Entspricht dem Button: <Detailinformation>
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Mit der [F11]-Taste rufen Sie den Dialog zur Eingabe des Dateiformats auf. Das Programm benötigt diese Angabe, um bei Neuanlage von Dokumenten (z.B. Briefe) eine Dateibezeichnung und das Arbeitsverzeichnis vorzuschlagen.
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Die [F4]-Taste löscht ein Dokument aus dem „elektronischen Ordner". Es folgen zwei Sicherungsabfragen:
1. Ausgewählte Korrespondenz wirklich löschen? Mit <JA> löscht das Programm die Zeile aus der Tabelle und öffnet ein weiteres Hinweisfenster.
2. Zugehöriges Dokument ebenfalls löschen? Achtung !! Mit <JA> löscht das Programm die Quelldatei! Diese ist dann unwiederbringlich gelöscht.
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