Die kleinsten Bestandteile einer Maske bzw. Karteikarte sind Felder. In diesen Feldern wird in der Regel eine Eingabe oder eine Auswahl erwartet. Eingaben in Feldern sind - je nach Feldart - entweder numerisch oder alphanumerisch. Einige Felder lassen nur bestimmte Zahlen oder Buchstaben zu.
Zwischen den Feldern wechseln Sie mit [RETURN] oder [TAB].
Innerhalb der Felder sind die [PFEIL]-, [POS1]-,[ENDE]- sowie die [ENTF]-Tasten ebenfalls aktiv.
Die Felder lassen sich generell wie folgt einteilen:
Eingabefeld
Eingabefelder sind Felder, in denen eine bestimmte Eingabe erwartet wird. Gelangen Sie auf ein Eingabefeld, ist es mit dem Auswahlbalken farblich hinterlegt.
Indexfeld
Indexfelder sind wie Eingabefelder, nur mit dem Unterschied, dass Sie
1. mit der [BILD AUF] oder [BILD AB]-Taste durch die einzelnen Datensätze blättern und
2. durch die Vergabe eines neuen Primärschlüssels einen neuen Datensatz anlegen können.
Indizes sind enorm wichtig, um die Suche nach gewünschten Informationen zu beschleunigen. Stellen Sie sich einen Index als zusätzliche sortierte Tabelle vor, die nur den "indizierten" Teil der darin enthaltenen Datensätze und zusätzliche "Zeiger" auf die Haupttabelle enthält. Die in einer "Indextabelle" gespeicherten Daten liegen (z.B. Adressen) immer in sortierter Reihenfolge vor (z.B. die Sortierung der Adressen über das Indexfeld NAME erfolgt alphabetisch wie in einem Telefonbuch). |
Ein Primärindex oder Primärschlüssel ist der wichtigste Bestandteil einer Tabelle. Es handelt sich dabei um ein Feld, das jeden Datensatz einer Tabelle eindeutig identifiziert, wie zum Beispiel das Feld Adressnummer oder Artikelnummer, das in jedem Datensatz einen anderen Wert aufweist. Es ist somit allein aufgrund der Existenz dieses Feldes ausgeschlossen, dass in einer Tabelle jemals zwei absolut identische Datensätze vorkommen können, da sie sich ja zumindest im Inhalt dieses Feldes unterscheiden. |
So blättern Sie in Datensätzen:
1. Bewegen Sie den Cursor mit der Maus, der [RETURN]- oder der [TAB]-Taste auf ein Indexfeld.
Indexfelder sind in der Regel folgende Felder:
NUMMER (wie Adressnummer, Artikelnummer, Sachkontonummer ...)
SUCH oder MATCH
BEZEICHNUNG
2. Drücken Sie die [BILD-AB]-Taste, wenn Sie absteigend blättern wollen. Mit der [BILD-AUF]-Taste blättern Sie aufsteigend.
So legen Sie einen neuen Datensatz an:
1. Bewegen Sie den Cursor mit der Maus, der [RETURN]- oder der [TAB]-Taste auf ein Indexfeld mit einem Primärschlüssel.
Pro Stammdatenbereich (oder Tabelle) gibt es immer nur ein Indexfeld mit einem Primärschlüssel. Der Primärschlüssel bildet den Such- und Ordnungsbegriff innerhalb des Stammdatenbereiches. Es sind in der Regel Felder wie
ARTIKELNUMMER
ADRESSNUMMER
SACHKONTONUMMER usw.
2. Tragen Sie in dieses Feld einen neuen, noch nicht vorhandenen Schlüssel ein, wie z.B. eine neue Artikelnummer.
3. Drücken Sie die [RETURN]- oder [TAB]-Taste.
4. Erfassen Sie die notwendigen Daten in den restlichen Feldern.
So suchen Sie einen Datensatz direkt in der Maske:
1. Bewegen Sie den Cursor mit der Maus, der [RETURN]- oder der [TAB]-Taste auf ein Indexfeld.
Indexfelder sind in der Regel folgende Felder:
NUMMER (wie Adressnummer, Artikelnummer, Sachkontonummer ...)
SUCH oder MATCH
BEZEICHNUNG
2. Tragen Sie einen Suchbegriff oder Fragmente des Begriffs in das Feld ein, wie beispielsweise den Kurznamen müller
3. Drücken Sie die [BILD-AB]-Taste.
4. BüroWARE lädt den ersten Datensatz in die Maske, dessen Kurzname mit dem eingetragenen Begriff übereinstimmt.
5. Erneutes Betätigen der [BILD-AB]-Taste blättert einen Datensatz in der Sortierreihenfolge weiter (nächster Satz), die [BILD-AUF]-Taste blättert zum vorherigen Datensatz.
Suchfeld
Mit Hilfe von Suchfeldern ist es möglich, eine Tabelle mit Daten aus anderen Bereichen zu aktivieren. In diesen Auswahltabellen sind in der Regel die bereits beschriebenen Tabellensortier- und -suchfunktionen verfügbar. Haben Sie einen Datensatz ausgewählt und mit [RETURN] bestätigt, wird dieser mit dem Suchfeld verknüpft. Somit wird eine redundante Datenhaltung weitgehend ausgeschlossen. Suchfelder erkennen Sie immer am Pfeil-Symbol - rechts neben dem Eingabebereich.
Auswahlfeld
Das Öffnen einer Auswahltabelle innerhalb eines Auswahlfeldes erreichen Sie, indem Sie mit der Maus die Pfeiltaste anklicken oder die Taste [F5] drücken.
Dropdownfeld
In Dropdownfeldern wird Ihnen eine bestimmte Auswahl an Eingabemöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Diese Felder sind - wie Suchfelder - am Pfeilsymbol zu erkennen. Durch das Anklicken des Pfeilsymbols mit der Maus oder dem Betätigen der Funktionstaste [F5] wird eine entsprechende Dropdownliste aufgeklappt. Wählen Sie nun mit den [PFEIL]-Tasten oder der Maus eine der Vorgaben aus und bestätigen Sie mit [RETURN]. Ihre Auswahl wird nun in das Feld übernommen.
Kontrollfeld
In einem Kontrollfeld wird ein bestimmter Status ein- bzw. ausgeschaltet. Eingeschaltet ist der Status dann, wenn das Feld durch ein Häkchen gekennzeichnet ist. Diesen Status können Sie durch Benutzen der [LEER]-Taste ein- bzw. ausschalten. Auch ein Anklicken mit der Maus aktiviert bzw. deaktiviert diesen Status. Kontrollfelder werden im allgemeinen auch als Checkboxen bezeichnet.
Hinweis |
Für jedes Feld kann mit Hilfe der [F2]-Taste eine Hilfstabelle geöffnet werden. Dort können Sie oft benötigte Einträge für Felder hinterlegen. Diese können dann für jeden Datensatz abgerufen werden. |
Den Feldstatus ändern
Ein Feld innerhalb einer Maske kann zwei Stati annehmen:
Frei Das Feld wird innerhalb der Eingabereihenfolge angesprochen und Sie können dort Eingaben vornehmen, den Feldinhalt ändern oder löschen.
Anzeige Sie können in diesem Feld keine Eingaben vornehmen, Inhalte ändern oder löschen. Sie können den Cursor nicht auf dieses Feld bewegen.
In einigen Masken (je nach Konfiguration) können Sie diesen Feldstatus direkt ändern. Felder, deren Status von Ihnen änderbar ist, erkennen Sie am Symbol-Icon vor dem Eingabebereich.
Feld ist zur Eingabe frei
Feld ist zur Eingabe gesperrt
Wechseln Sie den Feldstatus, in dem Sie mit der Maus auf das Symbol klicken.